Megbeszélés, ahol mindenki mást akar: így jut döntésre a csapat
Egy óra, nyolc ember, három erős vélemény és a végén egy mondat: „akkor ezt még átgondoljuk”. Ismerős? A legtöbb eredménytelen megbeszélés nem a résztvevőkön, hanem a menetén bukik el.
Ha egy csapatnak döntenie kell, és a tagok mást akarnak, a megbeszélés könnyen két irányba csúszik el. Az egyik a hangos változat: a legmagabiztosabbak beszélnek, a többiek hallgatnak, és a döntés azoké lesz, akik jobban bírják a vitát. A másik a csendes változat: mindenki udvarias, senki nem mond ellent, és a döntés utána a folyosón vagy a csevegőcsatornában bomlik szét.
Egyik sem rosszindulatból történik. Mindkettő elkerülhető néhány egyszerű szabállyal.
Előtte: egy mondatban a kérdés
A megbeszélés előtt a szervező küldje ki egyetlen mondatban, miről kell dönteni. Nem „beszéljünk az új projektkezelő eszközről”, hanem „döntsük el, hogy a következő negyedévtől A-t vagy B-t használjuk, vagy maradunk a mostaninál”.
Ehhez érdemes mellékelni:
- milyen lehetőségek vannak az asztalon;
- milyen szempontok biztosan számítanak (költség, betanulási idő, ügyféligény);
- ki dönt és hogyan: a vezető a megbeszélés után, a csapat többségi szavazással, vagy konszenzussal.
Az utolsó pont a legfontosabb, és ezt hagyják ki a leggyakrabban. Ha nem világos, ki dönt, a megbeszélés arról fog szólni, kinek van több befolyása.
Közben: először csendben
A megbeszélés elején kérjétek meg mindenkit, hogy öt percig, csendben, írja le a saját véleményét és a legfontosabb indokát. Papírra, cetlire vagy egy közös dokumentumba, de mindenki egyszerre.
Ennek a lépésnek kettős haszna van. Egyrészt a csendesebb kollégák is megfogalmazzák az álláspontjukat, mielőtt a hangosabbak befolyásolnák őket. Másrészt kiderül, hogy valójában mennyire megosztott a csapat, mert gyakran kisebb a különbség, mint amilyennek tűnik.
Az egyik oldal szerint…
Az új eszköz többet tud, a mostanival rengeteg időt vesztünk kézi munkával.
A másik oldal szerint…
A váltás két hónap betanulás, közben a határidőink nem várnak.
A körök szabálya
Az írásos vélemények után jöhet a szóbeli kör. Itt két szabály segít.
Mindenki egyszer beszél, mielőtt bárki másodszor. Így nem a leggyorsabbak töltik ki az időt.
A második körben csak arra lehet reagálni, ami elhangzott. Új szempontot hozni lehet, de előbb azt kell megmondani, mivel értesz egyet vagy nem értesz egyet az eddigiekből.
Ha a vezető is részt vesz a megbeszélésen, érdemes, ha ő beszél utoljára. Ha elsőként mondja el a véleményét, a többiek hajlamosak hozzáigazítani a sajátjukat.
A döntési mód számít
Nem minden döntés igényel konszenzust, és nem mindegyiket kell szavazással eldönteni. Érdemes előre tisztázni, melyik módot használjátok.
| Mód | Mikor jó | Mire figyelj |
|---|---|---|
| A vezető dönt, meghallgatás után | Ha gyors döntés kell, vagy a felelősség az övé | Mondja el, miért döntött így |
| Többségi szavazás | Ha több egyenértékű lehetőség van | A kisebbség szempontjait is rögzíteni kell |
| Konszenzus | Ha mindenkinek vállalnia kell a döntést | Lassú, és könnyen a legkevésbé kockázatos megoldás nyer |
| Beleegyezés („tud-e valaki élni vele?”) | Ha elég, hogy senkinek ne legyen komoly ellenvetése | Az ellenvetéseket komolyan kell venni, nem lesöpörni |
Az utolsó módszert sok csapat nem ismeri, pedig gyakran ez a legjobb. A kérdés nem az, hogy mindenkinek ez-e a kedvence, hanem hogy van-e, akinek komoly, megindokolt kifogása van ellene. Ha nincs, a döntés megszületett.
A végén: három mondat
A megbeszélés utolsó öt percét tartsátok fenn a lezárásra, és mondjátok ki hangosan:
- Mit döntöttünk el?
- Ki mit csinál, és meddig?
- Mikor nézzük meg, hogy működik-e?
Az utolsó kérdés különösen fontos, ha a csapat megosztott volt. Ha a döntésnek van felülvizsgálati időpontja, a kisebbségben maradtak könnyebben elfogadják, mert tudják, hogy a tapasztalatok alapján vissza lehet térni rá.
Ha mégis elakad
Előfordul, hogy a fenti lépések után sem születik döntés. Ilyenkor ne erőltessétek. Mondjátok ki, mi hiányzik a döntéshez (adat, egy kolléga véleménye, egy kipróbálás), és tűzzetek ki egy új időpontot. Egy megnevezett elakadás még mindig jobb, mint egy kikényszerített döntés, amelyet utána senki sem tart be.